In het intakegesprek worden de werkwijze en de consequenties van de mediation besproken. Kunt en wilt u hier beiden aan meewerken? En is er voldoende draagvlak en wil bij beide partijen om tot een oplossing te komen? Hoe worden de kosten gedragen? En hoe gaan we met elkaar om? De mediationovereenkomst wordt besproken. Eventueel wordt voorafgaand aan dit gesprek de informatie over de werkwijze  toegestuurd.

De daadwerkelijke mediation begint na ondertekening van de mediationovereenkomst. De partijen komen met elkaar overeen dat zij zich allebei zullen inspannen om het conflict op te lossen. Met deze overeenkomst geven de partijen tevens de opdracht aan de mediator om het traject te begeleiden. Bij deze mediationovereenkomst worden het reglement en de gedragsregels bijgevoegd.

De mediator begeleidt de gesprekken. Het aantal gesprekken is vooraf niet precies vast te stellen. Ervaring leert dat het aantal gesprekken dat nodig is varieert van drie tot vijf.

Wanneer de mediation tot een oplossing heeft geleid, wordt deze vastgelegd in een verklaring of vaststellingsovereenkomst. Deze verklaring of vaststellingsovereenkomst wordt niet aansluitend aan het laatste gesprek ondertekend omdat er tijd moet zijn om de overeenkomst goed te bestuderen en erover na te denken. Na deze bedenktijd tekenen beide partijen de overeenkomst.